온라인 휴대폰 판매점 DB 관리, 엑셀에서 시작해도 괜찮습니다
온라인으로 휴대폰 상담과 개통을 받으시는 판매점 사장님들께서 가장 먼저 부딪히는 문제는 고객 정보를 어디에 어떻게 쌓아 두느냐입니다. 카카오톡 채팅방에 문의가 들어오고 전화도 오는데, 그 내용을 메모장이나 종이에 적어 두면 나중에 찾기가 어렵습니다. 그래서 많은 분들이 엑셀 파일을 하나 만들어 고객 이름과 연락처, 상담 날짜를 기록하십니다.
엑셀로 시작하는 것은 나쁘지 않습니다. 다만 온라인 판매점은 하루에 문의가 수십 건씩 들어오기도 하고, 같은 사람이 며칠 뒤 다시 연락하는 경우도 많아서 파일이 빠르게 늘어납니다. 그러다 보면 같은 연락처가 여러 줄에 중복으로 들어가거나, 어떤 고객이 신청까지 갔는지 상담만 하고 끝난 건지 구분이 흐려집니다.
고객 정보를 나중에 찾을 수 있게 쌓아 두려면
온라인 판매점 DB를 만들 때 가장 중요한 것은 나중에 찾을 수 있도록 일정한 틀에 넣어 두는 일입니다. 연락처는 숫자만 남기고 하이픈을 빼든지 아니면 항상 넣든지 규칙을 정해야 합니다. 상담 날짜도 2025-01-15 형식으로 적든지 25.01.15 형식으로 적든지 한 가지로 통일하셔야 나중에 정렬이 됩니다.
SONA에서는 고객등록 화면에 이름·연락처·상담내용·신청일을 입력하면 그 정보가 하나의 카드처럼 쌓입니다. 같은 연락처로 여러 번 등록하려 하면 중복임을 알려 주기 때문에 실수로 같은 사람을 두 번 적는 일이 줄어듭니다.
상담과 신청을 구분해서 보려면
온라인으로 문의가 들어오면 처음에는 요금이나 단말기를 물어보는 단계입니다. 이때는 상담 단계입니다. 그러다가 실제로 개통 신청서를 작성하거나 신분증을 보내 오면 신청 단계로 넘어갑니다. 두 단계를 같은 엑셀 시트에 섞어 놓으면 나중에 누가 실제로 개통까지 갔는지 세기가 번거롭습니다.
SONA는 고객등록 화면과 신청일 관리 화면을 따로 두어서 상담 고객과 신청 고객을 나누어 볼 수 있습니다. 일정관리 화면에서는 전체일정·완료일정·취소일정을 탭으로 나누어 보여 주기 때문에 지금 처리 중인 건과 끝난 건을 구분할 수 있습니다.
중복 문의를 자동으로 걸러 내려면
온라인 판매점은 여러 채널에 같은 광고를 내는 경우가 많습니다. 네이버 블로그·카페·지역 커뮤니티에 글을 올리면 같은 사람이 여러 곳에서 문의를 보내기도 합니다. 그러면 같은 연락처가 여러 줄에 들어가고, 나중에 실적을 셀 때 한 명을 두세 명으로 세게 됩니다.
SONA는 고객문의 스프레드시트를 자동으로 읽어 와서 같은 연락처가 같은 날 여러 번 들어온 것을 자동으로 제거합니다. 이 기능은 구글 시트나 네이버 오피스 같은 온라인 스프레드시트와 연결할 때 작동합니다. 여러 채널에서 모은 문의 내역을 한 시트에 모아 두시면 SONA가 중복을 걸러 낸 뒤 고객 목록으로 정리해 줍니다.
고객 수와 개통 수를 따로 세려면
온라인 판매점은 문의는 많이 들어오지만 실제 개통까지 이어지는 비율이 오프라인보다 낮을 수 있습니다. 그래서 상담 고객이 몇 명이고 그중 개통까지 간 사람이 몇 명인지를 따로 세어야 다음 광고 계획을 세울 수 있습니다.
SONA 대시보드 화면에는 고객등록수와 개통수가 나란히 표시됩니다. 판매등록 화면에서 실제 개통 내역을 입력하면 개통수가 올라가고, 고객등록 화면에서 상담 고객을 추가하면 고객등록수가 늘어납니다. 두 숫자를 비교하면 상담에서 개통까지 이어지는 비율을 알 수 있습니다.
온라인 판매점도 사원 계정이 필요할 때
혼자 운영하시다가 상담 업무를 도와줄 직원을 두거나 온라인 마케팅을 맡길 사람을 따로 두게 되면 그 사람에게도 고객 목록을 보여 주어야 합니다. 그런데 엑셀 파일을 카카오톡으로 주고받으면 누가 어디까지 작업했는지 알 수 없고, 파일이 여러 버전으로 흩어집니다.
SONA는 회사 계정 아래에 사원 계정을 만들 수 있습니다. 사원마다 아이디를 만들어 주면 각자 로그인해서 같은 고객 목록을 보고 상담 내용을 추가할 수 있습니다. 관리자는 직원등록 화면에서 사원 목록을 관리하고, 필요하면 특정 사원의 접근 권한을 조정할 수 있습니다.
온라인 휴대폰 판매점 DB는 처음에는 엑셀로 시작해도 괜찮지만, 문의가 늘어나고 직원이 생기면 자동으로 중복을 걸러 내고 상담과 신청을 구분해서 보여 주는 도구가 필요합니다. 직접 써 보시고 자신의 업무 방식에 맞는지 판단해 주십시오. 자세한 것은 https://crm.sona.im 에서 보실 수 있습니다.