휴대폰 판매점 같은 고객 중복 문의 정리, 손으로 지우지 마세요
매일 쌓이는 문의, 같은 사람이 또 올라옵니다
판매점을 하시면 카카오톡으로 문의가 들어옵니다. 요금제 물어보는 분, 기기변경 가능한지 확인하는 분, 번호이동 조건 묻는 분이 매일 몇 건씩 쌓입니다. 그걸 엑셀에 옮겨 적으시는 분들이 많습니다. 연락처와 내용을 정리해 두면 나중에 다시 연락할 때 편하기 때문입니다.
그런데 같은 사람이 며칠 뒤 또 물어봅니다. 조건 바뀌었냐고, 다른 모델은 어떠냐고 다시 연락이 옵니다. 그러면 엑셀에 줄이 하나 더 생깁니다. 같은 연락처인데 날짜만 다르게 두 줄로 기록됩니다. 한 달 지나면 같은 사람이 서너 줄 흩어져 있는 경우도 생깁니다.
월말에 고객 명단을 정리하려고 보면 중복이 섞여 있습니다. 손으로 하나씩 비교해서 지우는 일이 시간을 잡아먹습니다. 전화를 돌릴 때도 같은 사람한테 두 번 거는 실수가 생깁니다.
중복을 찾는 일이 왜 귀찮은가
엑셀에서 중복을 지우려면 정렬을 하거나 조건부 서식을 걸어야 합니다. 연락처 열을 선택하고 중복 항목 찾기 기능을 써야 하는데, 이 과정이 컴퓨터에 익숙하지 않으면 번거롭습니다. 매번 할 때마다 방법을 다시 찾아보게 됩니다.
더 큰 문제는 날짜입니다. 같은 연락처가 여러 날 걸쳐 있을 때 어느 줄을 남기고 어느 줄을 지워야 하는지 판단해야 합니다. 최근 문의 내용이 중요하니 최신 날짜를 남겨야 하는데, 손으로 일일이 확인하면 실수가 생깁니다. 지우면 안 되는 줄을 지우면 고객 정보가 날아갑니다.
몇십 건이면 괜찮습니다. 하지만 한 달에 문의가 백 건 넘게 쌓이는 판매점에서는 이 작업이 몇 시간씩 걸립니다. 그 시간에 전화를 한 통이라도 더 돌리는 게 낫습니다.
시트를 연결하면 자동으로 정리됩니다
SONA는 고객문의 스프레드시트를 자동으로 가져옵니다. 구글 시트나 엑셀 온라인에 문의 내용을 적어 두시면 그 내용이 프로그램 안으로 들어옵니다. 이때 같은 연락처가 같은 날 여러 번 기록되어 있으면 하나만 남기고 나머지는 자동으로 빠집니다.
날짜가 다른 경우는 모두 보관됩니다. 같은 고객이 어제도 물어보고 오늘도 물어봤다면 두 기록이 다 남습니다. 하지만 오늘 같은 사람이 여러 번 문의했다면 한 번만 기록됩니다. 이렇게 하면 고객별로 문의 이력이 정리됩니다.
시트와 연결만 해 두면 매번 손으로 옮길 필요가 없습니다. 문의가 들어올 때마다 시트에 적고, 프로그램이 알아서 가져오게 두면 됩니다. 중복 제거도 자동으로 이루어지니 월말에 따로 정리하는 시간이 줄어듭니다.
고객등록과 신청일 관리가 함께 돌아갑니다
문의를 받은 뒤 실제로 개통이 진행되면 그 고객을 따로 등록하게 됩니다. SONA에서는 고객등록 기능으로 이름과 연락처, 신청일을 기록할 수 있습니다. 이 정보는 판매 실적과 연결되지 않지만 나중에 고객을 찾아볼 때 유용합니다.
신청일을 따로 관리하면 개통 예정일을 놓치지 않게 됩니다. 고객이 언제 신청했는지 기록해 두고 며칠 뒤 다시 연락을 돌릴 수 있습니다. 문의 단계와 신청 단계를 나눠서 보관하면 고객이 지금 어느 단계에 있는지 파악하기 쉽습니다.
판매 실적은 대시보드에서 자동 계산됩니다
고객 정리가 끝나면 판매 실적을 기록합니다. SONA 대시보드는 판매정산 항목을 자동으로 계산합니다. 리베이트, 추가, 차감, 프리할부를 입력하면 페이백과 매출합계, 부가세, 손익합계, 개통수, 고객등록수, 판매율이 화면에 나타납니다.
이 계산은 실적을 등록할 때마다 즉시 반영됩니다. 월말에 따로 집계할 필요가 없습니다. 대시보드를 열면 현재까지 실적이 한눈에 보입니다. 사원별로 나눠 보거나 전체 합산도 가능합니다.
회사와 직원 구조로 권한을 나눕니다
SONA는 업체가 사원 계정을 만드는 구조입니다. 사장님이 회사 계정을 만들고 그 안에 직원 계정을 추가합니다. 각 직원은 자기 실적만 입력하고 조회할 수 있습니다. 사장님은 전체 실적을 볼 수 있습니다.
이렇게 나누면 직원이 다른 사람 정보를 건드릴 일이 없습니다. 실적 입력 권한과 조회 권한을 분리해서 관리할 수 있습니다. 여러 명이 함께 쓰는 판매점에서 유용합니다.
관리자는 업체별 월간 매출을 봅니다
여러 판매점을 관리하는 관리자 계정도 있습니다. 이 계정은 업체별로 월간 매출을 한 화면에서 확인할 수 있습니다. 각 업체가 이번 달에 얼마나 실적을 올렸는지 비교하거나 전월 대비 증감을 파악할 때 씁니다.
업체별 요금과 이용기간도 관리자 화면에서 관리됩니다. 각 판매점이 언제까지 프로그램을 쓸 수 있는지, 요금은 얼마인지 기록해 둘 수 있습니다. 이 기능은 대리점 본사나 프랜차이즈 관리 업무에서 쓰입니다.
마일리지와 게시판도 있습니다
SONA 안에는 마일리지 기능이 있습니다. 충전한 금액과 사용 내역을 기록할 수 있습니다. 게시판도 마련되어 있어서 공지사항이나 업데이트 소식을 확인할 수 있습니다. 이 두 기능은 프로그램을 오래 쓰시는 분들이 필요에 따라 활용하십니다.
직접 써 보고 판단해 주십시오
고객 문의를 정리하는 일이 매달 반복됩니다. 같은 연락처를 찾아 지우고, 날짜 순서를 맞추고, 실수 없이 명단을 정리하는 일이 시간을 잡아먹습니다. 이 과정을 줄이고 싶으신 분들이 SONA를 씁니다.
시트 연동과 자동 중복 제거, 고객등록과 신청일 관리, 판매 실적 자동 계산이 한 프로그램 안에서 돌아갑니다. 효과는 직접 써 보고 판단해 주십시오. 자세한 것은 https://crm.sona.im 에서 보실 수 있습니다.