휴대폰 판매점 고객문의 정리, 스프레드시트 자동 연동으로 줄이는 법
판매점을 하시다 보면 하루에도 몇 번씩 고객 문의가 들어옵니다. 카카오톡으로도 오고 전화로도 옵니다. 바쁠 때는 메모하기도 어렵고, 나중에 누가 뭐라고 했는지 찾아보려면 카톡방을 끝까지 올려야 합니다. 그러다 보면 같은 분이 또 전화하셨는데 알아보지 못하는 일도 생깁니다.
많은 사장님들이 고객 문의를 따로 정리하십니다. 엑셀에 날짜와 연락처, 문의 내용을 적어 두시는 분도 계시고 구글 스프레드시트에 기록하시는 분도 있습니다. 문제는 그 기록을 매번 손으로 옮겨야 한다는 점입니다. 문의가 오면 일단 답을 하고, 끝나면 시트를 켜서 다시 입력합니다. 한두 건이면 괜찮지만 하루 열 통이 넘어가면 저녁에 정리하는 것만으로도 시간이 듭니다.
고객문의를 따로 정리하는 이유
고객 문의를 기록으로 남기는 이유는 분명합니다. 나중에 다시 연락이 왔을 때 이전 대화를 바로 볼 수 있고, 어떤 요금제를 문의하셨는지 어떤 모델에 관심 있으셨는지 확인할 수 있습니다. 그래야 상담이 이어집니다.
또 한 가지는 중복 확인입니다. 같은 날 같은 분이 두 번 문의하셨는데 둘 다 따로 기록하면 나중에 혼란스럽습니다. 실제로 개통까지 이어졌을 때 어느 기록이 맞는 건지 헷갈리기도 합니다.
그런데 이 정리 작업을 매번 손으로 하려면 시간이 걸립니다. 특히 저녁 시간대에 문의가 몰리면 그날 밤에 앉아서 하나하나 시트에 옮겨 적어야 합니다.
스프레드시트 자동 연동이란
SONA에는 고객문의 스프레드시트 자동 연동 기능이 있습니다. 사장님이 평소 쓰시는 구글 스프레드시트나 엑셀 온라인 파일을 SONA와 연결해 두면, 그 파일에 새로 입력된 문의 내용이 자동으로 SONA 안으로 들어옵니다.
사장님은 문의가 올 때마다 익숙한 시트에 날짜, 연락처, 내용만 적으시면 됩니다. 그러면 SONA가 그 줄을 읽어서 고객 문의 목록에 자동으로 추가합니다. 따로 프로그램을 켜서 다시 입력할 필요가 없습니다.
같은 연락처, 같은 날 중복은 자동으로 정리됩니다
고객문의를 기록하다 보면 같은 분이 오전에 한 번, 오후에 또 한 번 연락하시는 경우가 있습니다. 시트에는 두 줄로 입력되지만 실제로는 같은 고객입니다. 이런 중복을 일일이 찾아서 지우는 것도 번거로운 일입니다.
SONA는 같은 연락처에서 같은 날 들어온 문의를 자동으로 걸러냅니다. 두 번 입력되어도 시스템 안에서는 하나로 정리되기 때문에 나중에 고객 목록을 볼 때 깔끔합니다. 중복 제거를 따로 신경 쓰지 않으셔도 됩니다.
고객등록, 신청일 관리와 함께 쓰면 흐름이 이어집니다
문의를 받고 나면 그다음은 고객 등록입니다. SONA에는 고객등록 화면이 따로 있어서 이름, 연락처, 희망 요금제 같은 정보를 입력할 수 있습니다. 문의 단계에서 자동 연동된 내용을 보고 바로 고객 등록으로 넘어갈 수 있습니다.
신청일 관리 기능도 있습니다. 고객이 개통 신청을 하셨을 때 그 날짜를 기록해 두면 나중에 언제 누가 신청했는지 한눈에 볼 수 있습니다. 문의부터 등록, 신청까지 흐름이 하나로 이어지는 구조입니다.
직접 써 보고 판단해 주십시오
고객문의를 정리하는 방식은 사장님마다 다릅니다. 지금 쓰시는 방법이 편하시다면 굳이 바꾸실 필요는 없습니다. 다만 매일 저녁 시트를 정리하는 시간이 부담스러우시거나, 중복된 기록 때문에 혼란스러우셨다면 자동 연동을 한 번 써 보실 만합니다.
SONA는 판매점 사장님이 실제로 쓰시는 스프레드시트와 연결되기 때문에 익숙한 방식을 그대로 유지하면서 정리는 자동으로 할 수 있습니다. 어떤 효과가 있을지는 직접 써 보고 판단해 주시면 됩니다.
자세한 것은 https://crm.sona.im 에서 보실 수 있습니다.